Рекомендация от разработчика комплекса: учет бюджетных средств каждого финансового года должен вестись в отдельной базе данных. После создания отдельной базы данных следующего финансового года в неё следует провести подготовку, а именно удалить все документов текущего финансового года. Справочники и настройки не затрагиваются. Данную операцию должен проводить пользователь с правами системного администратора, и для подтверждения применения режима требуется ввести предложенный код (число).
Проведение подготовки может занимать значительное время, от десятков минут до пары часов, в зависимости от размера базы данных и выбранных опций.
Без проведения подготовки к новому финансовому году будет: - невозможно корректное формирование учетных номеров БО (актуально при схеме учета с открытием 02 л/с бюджета); - неверное значение по умолчанию финансового года при создании плановых документов (требуется ручное исправление); - невозможен контроль соответствия финансовго года докуемнта с финансовым годом базы данных (настройка "Запрет ввода документов вне финансового года по умолчанию"); - долгое формирование одних документов из других документов (сводных росписей из простых, БО из платежек, кассовый план по исполнению и т.д.); - долгое формирование отчетов. |
Рекомендуемая последовательность действий по созданию базы следующего финансового года:
В базе текущего (прошедшего) года, в январе следующего финансового года:
| 1) | создать резервную копию базы данных; |
| 2) | произвести формирование неисполненных БО (вместе с соглашениями, при наличии); |
| 3) | произвести формирование остатков на начало года по л/с БУ, АУ и временным средствам; |
| 4) | произвести формирование неисполненных документов "Схема кооперации"; |
| 5) | расчитать непрерывные ЛБО следующего года в режиме "Расчет лимитов на следующий финансовый год"; |
| 6) | выгрузить неоплаченные полностью Исполнительные документы и Решения налоговых органов, из списка соответствующих документов; |
| 7) | создать копию базы данных для следующего финансового года. |
| 8) | провести заключение счетов. |
В базе следующего года:
| 9) | выполнить подготовку базы к следующему году, рекомендуемый набор опций; |
- не удалять документы соглашений,
- не удалять документы следующего финансового года.
- остальное на усмотрение пользователя.
| 10) | проверить отсутствие (успешное удаление) документов текущего (прошедшего) финансового года; |
| 11) | в случае краха выполнения процедуры подготовки, следует восстановить базу из резервной копии и обратится к разработчикам программы; |
Использование базы данных после краха режима подготовки - запрещено. |
| 12) | Выполнить операции по обслуживанию базы данных и усечение (по усмотрению). |
| 13) | Подключить к новой базе базу почтовых сообщений (если использовалась, см меню "Управление базами данных"). |
| 14) | Загрузить файл из п.6 - неоплаченные полностью Исполнительные документы и Решения налоговых органов; |
| 15) | Обновить справочники БК (либо вручную, либо принять данные с сайта разработчиков https://old.keysystems.ru/services/NSI/ ). |
| 16) | Перед началом использования полученной базы создать резервную копию. |
| 17) | Подключить полученную базу нового финансового года в общий доступ для работы. |
| 18) | В справочник "Источники данных внешних комплексов" добавить базу прошлого финансового года (если практикуется формирование отчетов по нескольким базам). |
| 19) | В ПК "Интеграция КС" (шина) настроить каналы взаимодействия с новой базой. |
Клиентская часть
1. Можно использовать одну клиентскую часть ПК "Бюджет-СМАРТ" для подключения к разным базам (предыдущих лет и рабочей базе текущего года). С применением профилей либо просто выбирая разные базы в окне ввода логина.
2. Можно разделить клиентские части - для каждой базы (каждого года) использовать отдельный сервис приложений.
Подготовка БД
Очистка оперативных данных
Удаление всех документов основного комплекса "Бюджет-СМАРТ" в части бюджетного учета, без подсистем, кроме:
| • | БО/ДО с датой следующего года относительно расчетной даты комплекса на момент запуска режима, |
| • | Плановые документы (роспись, ЛБО и т.д.), финансовый год которых превышает год расчетной даты комплекса на момент запуска режима. |
| • | НПА, задействованные в документах росписи и в подсистеме "Реестр источников доходов". |
Этот функционал не регулируется (не отключается).
Удаление данных происходит безвозвратно и невосстановимо. Перед запуском процедуры убедитесь, что: сделана резервная копия базы данных, и действие выполняется на базе следующего финансового года. |
Так же автоматически очищаются:
| • | Журнал событий. |
| • | Сообщения сервиса обмена, кроме влияющих на статусы оставляемых документов следующего года. |
| • | Сохраненные отчеты, кроме записей с датой позже финансового года базы либо созданных по документам следующего финансовго года. |
| • | Нормативно-правовой акт. |
Удаление документов подкомплексов
Удаление всех документов отмеченных подсистем. Если подкомплекс не отмечен, то его документы и связанные с ними документы не будут удалены.
Пример 1, если не выделить "Реестр соглашений", то будут оставлены следующие документы: Реестр соглашений; Расшифровка реестра по АИП; БО, сформированные из документов "Реестр соглашений"; платежные поручения в счет БО, сформированнных из документов "Реестр соглашений".
Пример 2, если не выделить "Госзаказ", то будут оставлены следующие документы: Контракт; ПЗЗ; БО, сформированные из документов "Контракт"; платежные поручения в счет БО, сформированнных из документов "Контракт".
Примечание. Если подсистемы, документы которых будут удалены, установлены на другом SQL сервере базы данных (например подсистема "ГИС ГМП"), то для успешного завершения процедуры подготовки в настройках текущего SQL сервера (где запускается режим подготовки) должно быть задано достаточное время ожидания результатов внешних запросов: утилита Manager Studio - меню Обозреватель объектов - Свойства SQL сервера - Соединения - Время ожидания удаленного запроса (секунд) = выставить значение 0 либо от 900 и выше.
В англоязычном SQL: SQL server - Properties - Connections - Remote query timeout.
Проверка текущего значения параметра скриптом: exec sp_configure N'remote query timeout (s)' -- см значение в графе "run_value" результата, выданного скриптом (должно совпадать со значением в графе "config_value" и быть либо 0 либо от 900 и выше).
Формирование плановых документов на следующий год
Создаются заданные документы росписи/ЛБО методом сдвига на один год трехгодичных документов росписи/ЛБО предыдущего финансового года. Например: в базе данных велся учет за 2011г, и делается подготовка базы к ведению учета 2012г. Т.о. в базе находится роспись с датой 2011г, и в поле "Год ..." надо указать 2012г. Если роспись ведется не на три года, а только на текущий год, то формирование не имеет смысла.
Год, на который осуществляется формирование - указывается год для которого формируется база, т.е. следующий финансовый год. Относительно этой даты (минус 1 год) определяется финансовый год исходных обрабатываемых документов росписи/ЛБО.
Не удалять документы с указанными реквизитами
Пока доступен только реквизит "Аналитические признаки": если задать этот отбор, то документы с отобранными аналитическими признаками не будут удалены.